Neuvottelupuhelu: Vinkkejä valmisteluun, kustannuksiin, maltillisuuteen

Sisältö

• Mikä on neuvottelupuhelu?
• Kuinka neuvottelupuhelu toimii?
• Neuvottelupuhelun tarjoaja
• Erilaiset neuvottelupuhelujen hinnoittelumallit
• Mitä neuvottelupuhelu todella maksaa?
• Mitä tarvitset neuvottelupuheluun?
• Tyypillisiä ongelmia neuvottelupuheluissa
• Kuinka virheet voidaan välttää puhelimessa?
• Moderaattorin tehtävät ja toiminta
• Kuinka neuvottelupuhelu matkapuhelimen kanssa toimii?

Neuvottelupuhelu on täydellinen työkalu keskustelemaan helposti, nopeasti ja edullisesti ammatillisista asioista yli kahden ihmisen kanssa - olipa kyseessä sitten projekti tai esitys. Liian suuri tekninen ponnistus ei ole tähän tarpeen. Yksinkertainen puhelin tai matkapuhelin riittää nykyaikaiselle "Telcolle". Neuvottelupuheluihin on kuitenkin olemassa muutama tärkeä sääntö, joihin kannattaa kiinnittää huomiota etukäteen. Tarkistuslistamme osoittavat, mitkä ...

Mikä on neuvottelupuhelu?

Puhelinkokoukset tai ns. Neuvottelupuhelut ovat kokouksia, joissa kuulet vain, mutta et näe toisiaan. Termiä puhelinneuvottelu - tunnetaan myös lyhenteellä Telko tai TK - käytetään yleensä puheluihin, joissa on enemmän kuin kaksi osallistujaa. Kolme tai neljä osallistujaa puhuu yksi- tai nelisuuntaisesta konferenssista. Kaikki, mikä osallistujien suhteen ylittää sen, on vain puhelin. Lisäksi puhelinneuvotteluissa tehdään ero yhteyden tyypin mukaan:

• Dial-in-menettely
  Osallistujat valitsevat konferenssin itsenäisesti - varustettu asianmukaisilla pääsytiedoilla - ja heidän on todennettava itsensä PIN-koodilla.
• Dial-out-menettely
  Osallistujat soittavat teleoperaattorin operaattori tai järjestäjä, ja konferenssi "haetaan". Vaikka prosessi on helpompaa, se on myös kalliimpi järjestäjälle, koska hän maksaa myös kaikki liittymismaksut.

Kuinka neuvottelupuhelu toimii?

Neuvottelupuhelu voidaan perustaa ja toteuttaa nopeasti. Sillä välin Internetissä on lukuisia - joissakin tapauksissa ilmaisia ​​- Telco-palveluntarjoajia (lisää tästä seuraavassa osassa). Suuria edellytyksiä ei tarvitse täyttää.

Nykyaikaista puhelinjärjestelmää ei tarvita. Yksinkertainen puhelin tai matkapuhelin on kaikki mitä tarvitaan puhelinkokoukseen. Joten jos haluat aloittaa neuvottelupuhelun vähintään kolmen osanottajan kanssa, tarvitset vain kolme yksinkertaista vaihetta:

• Rekisteröi neuvottelupuhelu
  Voit aloittaa neuvottelupuhelun rekisteröimällä neuvottelupuhelun valitulle palveluntarjoajalle. Rekisteröinti vaaditaan yleensä vain kerran, ja se on yleensä jo mahdollista teleoperaattorin verkkosivustolla. Tätä varten tarvitset yleensä vain nimen ja sähköpostiosoitteen (ilmaiset palveluntarjoajat voivat käyttää näitä kaupallisesti) - tai laskutusosoitteen (maksullisille teleoperaattoreille).
• Tiedonsiirtotiedot
  Sinulle osoitetaan yleensä ns. Neuvottelupuhelutila. Kaikki osallistujat voivat myöhemmin soittaa tähän virtuaalihuoneeseen. Tätä tarkoitusta varten neuvottelupuheluhuoneessa on kaksiosainen pääsydata-avain - puhelinnumero (valintanumero) ja neuvottelun PIN-koodi (valintakoodi, valintakoodi tai neuvottelun PIN). Tietojen avulla kuka tahansa voi soittaa mistä tahansa puhelimellaan, iPhonella tai muulla älypuhelimella.
• Aloita neuvottelupuhelu
  Jos kaikilla osallistujilla on numero ja PIN-koodi, voit aloittaa. Järjestä aika, soita ja aloita neuvottelupuhelu. Yleensä huoneeseen menee vähintään kaksi osallistujaa. Joillakin telepalvelujen tarjoajilla on ns. Konferenssijohtaja - lähinnä turvallisuussyistä. Hänellä on oma neuvottelupäällikkö-PIN-koodi ja hän on myös se, joka sallii neuvottelupuhelun kaikille. Siihen asti muut osallistujat kuulevat usein vain pidossa olevaa musiikkia.

Neuvottelupuhelun tarjoaja

Puhelu koti- tai toimistopuhelimestasi yhdistää sinut vain yhteen henkilöön. Jos tarvitset neuvottelupuhelun, jossa on enemmän kuin kaksi osallistujaa, sinun on siksi käytettävä tiettyä palveluntarjoajaa tai ohjelmistoa.

Kumpi valitset, riippuu toisaalta odotuksistasi tai palveluntarjoajan vaatimuksista - toisaalta tietysti tarjouksen hinnasta. Esittelemme sinut useille palveluntarjoajille, joiden kanssa voit pitää neuvottelupuhelun:

• Saksan neuvottelupuhelu
  Palveluntarjoaja deutsche-telefonkonferenz.de mainostaa "100% ilmaisella neuvottelupuhelulla". Joten sinun ei tarvitse maksaa mitään lisämaksuja, sinun on maksettava vain lankapuhelusta. Rekisteröitymisen jälkeen saat käyttötiedot sähköpostitse ja voit aloittaa heti. Konferenssin osallistujien lukumäärä ja kesto ovat rajattomat.
• SmartConference
  Käytätkö paljon neuvottelupuheluja säännöllisiin tapaamisiin, tapaamisiin asiakkaiden kanssa tai työhön tiimissä? Sitten voit ottaa kuukausitilauksen hintaan 9,90 SmartConference-palveluntarjoajalta. Jopa 5 osallistujaa voi liittyä Telkoon tällä kiinteällä hinnalla. Suuremmille ryhmille on kalliimpia tariffeja jopa 25 osallistujalle.
• Whatsapp
  Lyhyiden viestien lisäksi myös puhelinkokoukset Whatsappin kautta ovat mahdollisia. Sovelluksessa voit helposti luoda ryhmäpuhelun ja lisätä enintään seitsemän kontaktiasi. Helppo, nopea ja ilmainen. Ihanteellinen yksityisille käyttäjille, mutta joillekin yrityksille tämä vaihtoehto ei ole tarpeeksi ammattimainen. Lisäksi sinun on tietysti oltava yhteydessä kaikkiin osallistujiin Whatsappin kautta.
• Skype
  Microsoft-palvelu Skype tarjoaa myös toiminnon ryhmäpuheluille. Tätä varten sinun on lisättävä haluamasi osallistujat ryhmään yhteystietojesi tai haun avulla. Kun tämä on luotu, voit aloittaa ryhmäpuhelun. Jos kaikki osallistujat käyttävät Skype-ohjelmistoa, tämän tyyppinen neuvottelupuhelu on maksutonta.
• Telekom-yrityskonferenssi
  Deutsche Telekom tarjoaa oman puhelinneuvottelupalvelun, joka mahdollistaa sekä yksinkertaiset puhelin- että verkkoneuvottelut. Keskustelun lisäksi asiakirjoja voidaan myös jakaa tai esityksiä näyttää. Kun laskutetaan käytön mukaan, kustannukset ovat noin 10 senttiä minuutissa ja osallistuja. 30 minuutin neuvottelupuhelu viidellä osallistujalla maksaisi noin 15 euroa. Mutta on myös kiinteämääräisiä malleja eri lukumäärälle osallistujia.
• Meebl
  Meeble mainostaa useita kohtia: ilmaiseksi, ei rekisteröitymistä, ei mainontaa eikä roskapostia. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa sähköpostiosoitteesi ja näytetty koodi - neuvottelupuhelin on perustettu ja sitä voidaan käyttää. Saat ilmaisia ​​puhelinnumeroita Saksasta, Itävallasta ja Sveitsistä. Jos haluat tukea palvelua, voit valita maksullisen numeron vapaaehtoisesti.

Muut (osittain veloitettavat) palveluntarjoajat aakkosjärjestyksessä ilman luokitusta: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, TalkYoo, Telefone Äänikokoaminen, Woopla.

Erilaiset neuvottelupuhelujen hinnoittelumallit

Huolimatta suuresta valikoimasta eri palveluntarjoajia, hinnoittelumallit voidaan jakaa vain kahteen luokkaan. Kun valitset sopivan ratkaisun, voit valita näiden (ja siihen liittyvän palveluntarjoajan) välillä:

• Laskutus käytön perusteella
  Maksu suoritetaan täällä minuuttia ja osallistujaa kohden. Palveluntarjoajat mittaavat tarkalleen, kuinka monta osallistujaa soitettiin neuvottelupuheluun ja kuinka kauan. Kerrottu mainitulla tariffilla saadaan laskun summa.
• Kiinteä hinta tilauksella
  Kiinteä hinta neuvottelupuheluissa niin usein ja niin kauan kuin haluat. Liittymishinnan määrä perustuu osallistujien määrään. Noin 10 euroa kuukaudessa puheluista jopa 7 käyttäjän kanssa.

On parasta selvittää, mikä vaihtoehto on sinulle hyödyllinen. Pitkät toistuvat puhelinkonferenssit ja monet osallistujat ovat ensimmäisessä variantissa huomattavasti kalliimpia. Toisaalta, jos kutsut vain harvoin sinut telekommunikaatioon pienissä ryhmissä, saatat maksaa liian paljon kiinteällä hinnalla.

Mitä neuvottelupuhelu todella maksaa?

Monet palveluntarjoajat mainostavat, että heidän neuvottelupuhelut ovat ilmaisia ​​- tarkemmin tarkasteltuna tämä ei usein ole täysin totta: Joko osallistujien lukumäärälle on asetettu rajoituksia tai ensimmäinen vaihe - rekisteröityminen - on ilmainen. Vaikka sopimusvelvoitteita tai kuukausikustannuksia ei olekaan, neuvottelupuhelun aikana puheaikasta peritään yleensä alhainen hinta minuutissa.

Mitkä kustannukset syntyvät, riippuu myös siitä, mistä kyseiset tilaajat valitsevat tiensä verkkoon. Jokainen osallistuja maksaa pääsääntöisesti liittymiskustannukset Saksan lankaverkkoon. Nämä riippuvat puhelinoperaattorista: Jos sinulla on kiinteä hinta Saksan lankaverkossa, sinun ei tarvitse maksaa erillisiä maksuja;

Kuitenkin myös ulkomaiset osallistujat, joilla ei ole erityisiä ehtoja Saksan lankaverkolle, ovat mahdollisia. Palveluntarjoajasta riippuen on myös mahdollisuus, että neuvottelupäällikkö olettaa puhelinkonferenssimaksut kaikille. Tällaisissa tapauksissa vastaava tilaus otetaan sitten pois.

Mitä tarvitset neuvottelupuheluun?

Ennen kuin valitset oikean neuvottelupuhelupalvelun, sinun tulisi tehdä muutama virallinen ajatus itse neuvottelupuhelusta. Nämä kriteerit vaikuttavat palveluntarjoajan valintaan ja siten neuvottelupuhelun kustannuksiin:

• Osallistujien määrä: Kuinka monta osallistujaa osallistuu telcoon?
• Alkuperä: Soittavatko ulkomailta tulevat soittajat?
• Kustannukset: Kuka maksaa neuvottelupuhelumaksut?
• Lisätoiminnot: Tarvitsetko palveluja, kuten web-ohjaus (rinnakkaisia ​​esityksiä varten) tai äänitystoiminto?

Normaalit neuvottelupuhelut ja palveluntarjoajat ovat pääsääntöisesti riittäviä jopa kymmenelle osallistujalle. Sinun tulisi kuitenkin kiinnittää erityistä huomiota soittajien kansainvälisyyteen ja osallistujien määrän rajoittamiseen, muuten se voi nopeasti kalliiksi.

Tyypillisiä ongelmia neuvottelupuheluissa

Yksinkertaisesta tekniikasta huolimatta neuvottelupuhelussa voi mennä pieleen. Yleisiä ongelmia ovat:

• Soiton vaikeudet
  Neuvottelupuheluissa on usein ainakin yksi henkilö, joka epäonnistuu soittamisessa - joko siksi, että käyttötiedot ovat virheelliset (tai ne on merkitty väärin) tai siksi, että käytetty ohjelmisto (esimerkiksi Skypen kanssa) on vanhentunut.
• yhteys
  Kukaan ei voi tehdä mitään asialle, mutta on ärsyttävää, kun osallistujat lentävät toistuvasti ulos neuvottelupuhelusta ja joutuvat soittamaan uudelleen esimerkiksi huonon (radio) yhteyden takia.
• Taustamelu
  Jos osallistujat kuuntelevat musiikkia taustalla, ikkuna on auki tai osallistujat ovat yksinkertaisesti unohtaneet painaa mykistyspainiketta puhuessaan toisen henkilön kanssa toimistossa, se on erittäin ärsyttävää.
• Puhekuri
  Koska kukaan ei näe toisiaan, ei ole sanatonta viestintää, joka merkitsisi esimerkiksi sitä, kenellä on lattia seuraavaksi. Vaikutus: On vaikea koordinoida kuka puhuu milloin. Joko kaikki vastaavat kysymykseen samanaikaisesti tai ei yhtään.

Kuinka virheet voidaan välttää puhelimessa?

Alla on myös PDF-dokumentti, jonka voit ladata ilmaiseksi ja joka sisältää monia vinkkejä puhelinkokousten valmistelemiseen ja pitämiseen. Tällä vältetään ärsyttävät vahingot ja edistetään neuvottelupuhelun onnistumista.

Lataa virheiden välttämiseksi

Moderaattorin tehtävät ja toiminta

Moderaattorina sinulla on erityinen rooli neuvottelupuhelun aikana. He antavat järjestyksen puhua. Olet vastuussa seuraavista tehtävistä:

• avaaminen
  Tervehdit kaikkia läsnäolijoita. He selittävät, miksi puhelin tapahtuu ja mistä se tulee jatkossa.
• osallistujien esittely
  Jos se ei ole tavallinen neuvottelupuhelu tai jos on uusia osallistujia, sinun tulisi esitellä kaikki toisilleen miellyttävän ilmapiirin luomiseksi keskusteluun.
• koordinaatio
  Päätehtäväsi on koordinoida yksittäisiä puheita ja ohjata keskustelua. Helpoin tapa on antaa (ja peruuttaa) puheenvuoro osallistujille.
• aika
  Pidä kelloa silmällä, jotta neuvottelupuhelun aika ei ylity. Varmista, että myös esityslista on käsitelty.
• Yhteenveto
  Moderaattori sulkee neuvottelupuhelun. Lopuksi sinun on esitettävä yhteenveto tuloksista, hahmoteltava seuraavat vaiheet ja ilmoitettava, milloin seuraava kokous pidetään.

Kuinka neuvottelupuhelu matkapuhelimen kanssa toimii?

Periaatteessa neuvottelupuhelut matkapuhelimella tai iPhonella eivät toimi toisin kuin muut. Ennen kaikkea sinun on varmistettava, että matkapuhelimesi akku kestää riittävästi - pidemmät puhelut älypuhelimella ovat usein suoraa energiaa. Varmista myös etukäteen, että matkapuhelinsopimus sisältää kiinteän hinnan lankaverkkoon. Tämä on ainoa tapa pitää neuvottelupuhelu todella ilmaiseksi sinulle.

Puhelinkonferenssin aikana Erityisesti suositellaan sovelluksia, kuten Whatsapp-lähettipalvelua. Sekä iPhonen käyttäjät että Android-älypuhelimen omistajat voivat yhtä helposti tehdä ilman muita sovelluksia, koska heidän matkapuhelimessaan on yleensä jo tämä toiminto. Periaate on identtinen: Ensin sinun on soitettava henkilölle, jonka on vastattava puheluun, jotta voisit lisätä uusia osallistujia plusmerkillä varustetun puhelinsymbolin kautta. Huomaa: kaikki osallistujat on tallennettava matkapuhelimiin. Lisäksi neuvottelupuhelu katkaistaan, kun katkaiset puhelun.