Suunnittele lomavaihto: tarkistuslista, tärkeitä kysymyksiä + vinkkejä

Sisältö

Kenen on huolehdittava loma korvaamisesta?
Miksi sinun pitäisi auttaa järjestämään loma korvaaminen?
Varajäsen: Kuka voi ottaa loma-asunnon haltuunsa?
Suunnittele lomavaihto: tarkistuslista + vinkkejä
1. Tietävätkö kaikki kollegat hyvissä ajoin?
2. Onko kaikki tärkeät tehtävät suoritettu?
3. Onko luovutus järjestetty?
4. Onko sinulla suunnitelma B?
5. Onko toimiston ulkopuolella oleva avustaja aktiivinen?
Mitä tehdä, kun pomo on lomalla
Lomakorvauksen tarkistuslista

Loma on varattu, matkalaukut pakattu. Ainoa mitä puuttuu, on loma korvaaminen! Tämä on myös tärkeä osa loma suunnittelua: Mikä kollega ottaa tärkeitä tehtäviä, hoitaa asiakaskyselyjä tai vastaa sähköposteihin poissa ollessa? Joten ennen kuin sanot: ”Minä olen poissa!” Nimitä edustaja. Näytämme sinulle, mitkä kohdat sinun on suunniteltava ja otettava huomioon lomaa vaihdettaessa, ja annamme sinulle hyödyllisiä vinkkejä organisaatiosta, jotta voit rentoutua pitkään lomasi jälkeen ...

Kenen on huolehdittava loma korvaamisesta?

Lyhyt vastaus: esimies tai työnantaja. Pohjimmiltaan työntekijöiden tehtävä ei ole suunnitella lomavaihtoa. Pomo ei voi kieltäytyä lomastasi, koska et ole järjestänyt edustajaa (BurlG: n osa 7). Esimiehellä on kuitenkin ns. Ohjausoikeus (myös "oikeus antaa ohjeita"). Tarkoitus: Hän voi määrittää, kuka hoitaa mitä tehtäviä poissa ollessasi. Siksi on järkevää aina koordinoida loma korvaaminen pomon kanssa. Muussa tapauksessa sujuva työnkulku voi häiriintyä, jos joku muu ottaa loman korvaamisen.

Miksi sinun pitäisi auttaa järjestämään loma korvaaminen?

Jokainen, joka lähtee lomalle ilman selkeämpää edustusta, jättää vihaa ja kaaosta. Se ei tunnu kollegiaaliselta tai ammattimaiselta. Poissaolon takia kollegoiden on joka tapauksessa tehtävä ylimääräistä työtä ja otettava vastaan teidän tehtävät ja projektit. Se on ennakoivaa ja merkki hyvästä itseorganisoitumisesta vain, jos vältät ärsytystä ja huolehdit riittävästä lomavaihtoehdosta. Lisäksi hylkääminen voi vaikuttaa kielteisesti omaan urasi.

Varajäsen: Kuka voi ottaa loma-asunnon haltuunsa?

On ihanteellista, jos useat saman osaston kollegat työskentelevät samanlaisten tehtävien parissa ja voivat edustaa toisiaan lomalla tai sairauden sattuessa. Mutta se ei aina toimi. Tietämyksen tasosta ja vastuualueesta riippuen useita kollegoita voidaan pitää lomien korvikkeina:

Suora kollega
Naapurit pöydässä, kollegat samasta toimistosta tai samalta osastolta ovat täydellinen loma-korvike. Enimmäkseen sama ammatillinen pätevyys on läsnä. Koska työskentelet läheisessä yhteistyössä, kaikki saavat jotain toisilta. Tämä tarkoittaa, että nämä kollegat ovat automaattisesti ajan tasalla. Väliaikainen luovutus on siksi heille suhteellisen helppoa.
oppipoika
Oppisopimuskoulutukset toisen oppisivuvuoden jälkeen ovat oikeutettuja tähän. Kuten suorien kollegojen kohdalla, harjoittelija tuntee jo yrityksen. Osasto, kollegat ja prosessit ovat tunnettuja. Koulutuksen edistyneisyydestä riippuen pidempi loma-aika voi kuitenkin olla tarpeen lomien korvaamiseksi. Ihannetapauksessa harjoittelijalle tiedotetaan 1-2 viikkoa ennen lomaa.
Väliaikainen työ
Tässä tapauksessa loma korvaamisen onnistuminen riippuu vuokratyöntekijän pätevyydestä. Onko se pysyvä freelancer? Tai osa-aikatyöntekijä? Sitten he yleensä tietävät tärkeistä prosesseista ja yhteyshenkilöistä. Sama koskee opiskelijaharjoittelijoita, jotka ovat työskennelleet yrityksessä jonkin aikaa. Ne eivät kuitenkaan sovellu yhtä hyvin vaativaan edustukseen ja erikoistumistoimintaan.
Ulkopuolinen henkilöstö
Jos kyse on pääasiassa kevyistä ja rutiininomaisista tehtävistä, ulkopuolinen työntekijä voi ottaa loman korvaamisen. Esimerkiksi joku, joka tulee vuokratyövoimatoimistosta tai rekrytointitoimistosta. On tärkeää selvittää vaadittava pätevyys ja vastuualueet etukäteen.
Ei loma korvaamista
Kaikkien osapuolten kaikkein epätyydyttävin ratkaisu ei ole nimittää loma-korvaaja. Hyvin pienissä yrityksissä tai osastoilla, joilla ei ole asiakasyhteyttä (esim. Valvonnassa), tämä voi olla hätäratkaisu.

Suunnittele lomavaihto: tarkistuslista + vinkkejä

Haluat rentoutua ja rentoutua lomalla. Ja älä edes ajattele työtä. Palataksesi töihin rentoina ja motivoituneina loman aikana ja sen jälkeen, lomien hyvä suunnittelu ja korvaaminen ovat välttämättömiä. Pelkästään itsensä suojaamiseksi: Et halua olla käytettävissä lomalla tai haluat jatkuvasti häiritä kysymyksiä sähköpostitse tai puhelimitse. Lomakorvaus antaa sinulle hyvän tunteen, että kaikki on paikallaan poissa ollessasi. Se myös rentouttaa.

Seuraavat kysymykset on siis selvitettävä etukäteen ja otettava huomioon lomavaihtoehtoa suunniteltaessa:

1. Tietävätkö kaikki kollegat hyvissä ajoin?

Muistuta kollegoillesi vähintään viikkoa etukäteen, että olet lomalla. Vaikka lomavaihto olisi jo paikallaan. Ja vielä enemmän, kun loma on suunniteltu puoleksi vuodeksi. Joten jokainen on valmistautunut optimaalisesti, voi sopeutua poissaoloonne - tai esittää tärkeitä kysymyksiä.

2. Onko kaikki tärkeät tehtävät suoritettu?

Älä jätä tärkeitä, vaikeita tai ärsyttäviä tehtäviä lomasi korvaamiseen. Se on huono tyyli, eikä se tarkalleen osoita joukkueen henkeä. Tässä auttaa tehtäväluettelo, johon asetat selkeät prioriteetit tehtäville. Tai mitä voit tunnollisesti delegoida (katso: Eisenhowerin menetelmä). Jokainen, joka lähtee siistiltä työpaikalta (sanan molemmissa merkityksissä), voi luottaa kollegoidensa avuliaisuuteen myös tulevaisuudessa.

3. Onko luovutus järjestetty?

Yksi asia on varma: kollega ottaa loman korvaamisen. Järjestä perusteellinen kanavanvaihto (kutsutaan myös "selvitykseksi") vähintään viikkoa ennen loman alkua. Anna tarkistuslista: tulevat tehtävät, tärkeät asiakirjat ja kirjautumistunnukset, avaimet säilytyslokeroihin, yhteyshenkilöt, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet - lyhyesti: kaikki tarvittavat tiedot, joita tarvitaan edustamaan sinua oikein. Näytä myös edustajalle, mistä löytyy: tiedostot, asiakirjat, työn vaiheet. Jos olet poissa pitkään, on suositeltavaa viettää tyypillinen työpäivä yhdessä.

4. Onko sinulla suunnitelma B?

Se kuulostaa pessimistiseltä ja liian varovaiselta. Jos hyvästä valmistelusta huolimatta on kuitenkin kysymyksiä tai ongelmia, lomavaihtoehto jätetään usein yksin. Samoin lomavaihto voisi sairastua. Tarvitset suunnitelman B kaikissa tapauksissa. Yksi vaihtoehto on saada lisää, tietoisia kollegoja, jotka voivat astua sisään tai auttaa hätätilanteessa. Vaihtoehtoisesti sinun on pakattava kansio, johon tiedosto tallennetaan, ja jättää tarkistuslista ja tärkeät ohjeet. Epävarmoissa tapauksissa jopa kokematon kollega tietää karkeasti mitä tehdä.

5. Onko toimiston ulkopuolella oleva avustaja aktiivinen?

Sekä sähköpostilaatikossa että puhelinvastaajassa tulisi olla viestejä poissaolostasi. Tärkeimpiä tietoja ovat: Milloin ja milloin aiot olla poissa? Kuka on edustajasi? Kuinka voin ottaa yhteyttä loma-asuntoon? Mitä tapahtuu uutisille lomasi aikana? Toimiston ulkopuolella olevalla ilmoituksella on kaksi myönteistä vaikutusta: Se estää kiireelliset tutkimukset jäävät vastaamatta ja varmistaa, että kollegoita ei häiritse merkityksettömiä viestejä.

Mitä tehdä, kun pomo on lomalla

Jopa pomot tarvitsevat lomaa. Kuka tahansa, joka ottaa lomavaihdon tässä tapauksessa, tietysti on ennen kaikkea selvitettävä suoran johtajan itsensä. Usein se on uskottu tai hänen sananlaskunsa "oikea käsi". Kuka tahansa tekee työn, tarvitsee kaikki tarvittavat päätöksentekovaltuudet ja käyttöoikeudet - myös sähköpostilaatikkoon.

Se ei satutanosta asia etukäteen ja ennen pomon loman alkua ja kysy häneltä kuka hänen sijaisensa on. Suorituskykyiset esiintyjät ovat aina ajattelijoita. Joten kysy, mitkä tehtävät on siirretty mille kollegoille tai mitkä projektit on suoritettava lomasi loppuun mennessä. Yläjohtajien tulisi puolestaan ilmoittaa selkeästi, miten ylityöt käsitellään jälkikäteen ja kuinka ylityötä voidaan vähentää lomavaiheen jälkeen. Tämä auttaa ymmärtämään ja ehkäisemään konflikteja.